Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy często zaczyna się od pozornie niewielkich trudności. Jeden dział prowadzi własne zestawienia, inny korzysta z osobnych plików, a część informacji jest przekazywana pocztą elektroniczną lub w formie papierowych dokumentów. Przy małej liczbie operacji taki sposób działania może nie powodować większych komplikacji, jednak wraz ze wzrostem liczby klientów, zamówień i dokumentów coraz trudniej utrzymać spójność danych.
Właśnie na tym etapie pojawia się wymaganie przemyślenia, jak powinien działać system informatyczny i jakie zadania ma de fakto wykorzystywać. Oprogramowanie Comarch może być rozpatrywane w współzależności od zakresu działalności oraz potrzeb dokładnie określonej organizacji, niemniej jednak przed wyborem rozwiązania warto najpierw opisać obecne procesy. Pominięcie tego kroku na prawdę często prowadzi do sytuacji, w której system zostaje skonfigurowany zgodnie z ogólnym schematem, a nie w zgodzie z realnym przebiegiem pracy. W późniejszym czasie ukazują się dodatkowe arkusze, ręczne poprawki i czynności realizowane poza podstawowym systemem, czyli z dużą uwagą te problemy, które miały zostać ograniczone.
Istotnym etapem jest przygotowanie danych użytych do przeniesienia. W praktyce nie każda informacja znajdująca się w starych bazach powinna trafić do nowego środowiska. Przez lata mogą powstawać nieużywane kartoteki, powielone dane kontrahentów, stare cenniki czy zapisy dotyczące procesów, które już nie występują. Migracja wszystkiego bez wcześniejszego sprawdzenia zwiększa ilość danych wymagających późniejszej obsługi. Z drugiej strony zbyt daleko idące ograniczenie zakresu może utrudnić dostęp do informacji potrzebnych przy rozliczeniach lub analizie wcześniejszych operacji. Dlatego podczas przygotowań trzeba ustalić, które dane są konieczne, które należy uporządkować, a które można pozostawić w archiwum. Dotyczy to także dokumentów i powiązań między nimi. Jeżeli już informacje mają być wykorzystywane przez kilka działów, sposób ich zapisania powinien być spójny, ponieważ błędnie przygotowane dane mogą później wpływać na raporty, zestawienia a także kolejne operacje.
Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko i wyłącznie kwestie powiązane z konfiguracją systemu. Istotną częścią prac jest przełożenie dotychczasowych zasad działania firmy na dokładnie sprecyzowane funkcje i procedury. Czasami okazuje się, że przyjęty wcześniej sposób wykonywania zadania wynikał jedynie z ograniczeń starego kodu. W innym razie system może wymagać określenia dodatkowych reguł, na przykład dotyczących obiegu dokumentów, uprawnień użytkowników albo momentu zatwierdzania określonych operacji. Takie decyzje mają praktyczne konsekwencje. Jeżeli uprawnienia zostaną ustawione zbyt szeroko, nie najłatwiej kontrolować, kto może przekształcać dane. Jeżeli już będą zbyt ograniczone, pracownicy mogą być zmuszeni do przekazywania obowiązków innym osobom. Bardzo podobnie wygląda kwestia automatyzacji. Nie każdą czynność warto automatyzować jedynie dlatego, że system daje taką sposobność. Najpierw powinno się ustalić, czy dana operacja jest powtarzalna, według jakich zasad przebiega i co należy stać w sytuacji odstępstwa od standardowego scenariusza.
Po uruchomieniu nowego rozwiązania pojawia się jeszcze okres obserwacji jego działania. To właśnie wówczas można zauważyć sytuacje, których nie dało się przewidzieć w trakcie wcześniejszych rozmów i testów. Pracownik może wykonywać określone zadanie zupełnie inaczej, niż zakładano, jeden proces może wymagać danych powstających w innym dziale, a nietypowe zamówienie może wymagać dodatkowego sposobu obsługi. Dlatego testowanie powinno obejmować nie tylko i wyłącznie typowe przypadki, ale także błędne dane, korekty i sytuacje wyjątkowe. W sytuacji gdy wykorzystywane jest oprogramowanie Comarch, znaczenie ma także sposób współpracy poszczególnych modułów oraz ewentualnych systemów umieszczonych na zewnątrz. Zmiana jednego szczegółu może wpływać na wymianę informacji w innych obszarach. Wdrożenia Comarch wymagają więc spojrzenia na cały proces, a nie jedynie na pojedynczą funkcję skryptu. Dopiero wówczas można poprawnie wycenić, które rozwiązania odpowiadają przyjętym zasadom pracy, gdzie potrzebne są dodatkowe ustalenia i jakie ograniczenia powinno się uwzględnić w codziennym korzystaniu z systemu.
Źródło informacji: comarch wms.