W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to tylko kwestia techniczna. Jeżeli wcześniej ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka sposobów, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.
Najpierw trzeba ustalić, które informacje są bieżące, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnorakich części działalności, dlatego zakres przygotowań zależy od liczby użytkowników, rodzaju procesów a także stopnia ich powiązania. Przeciwnie przebiega praca nad systemem wykorzystywanym przede wszystkim do obsługi sprzedaży, a całkiem inaczej w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle związane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.
Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności wykonywane oprócz głównym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie za każdym razem znaczy to błąd organizacyjny. W pewnych przypadkach jest to rozwiązanie stosowane od wielu lat ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w zależności od potrzeb, natomiast każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. Szczególnie łatwo przeoczyć zależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może wszakże zmodyfikować dane wykorzystywane później przez magazyn, księgowość lub osoby przygotowujące zestawienia.
Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę głównie na te elementy, które dotyczą ich codziennych zadań, dlatego szkolenie oparte tylko na ogólnym zaprezentowaniu sposobów systemu może nie odpowiadać prawdziwym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać swoją ścieżkę działania, ale także mieć świadomość tego, jakie konsekwencje może posiadać pominięcie określonego pola albo wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się także problem różnego poziomu doświadczenia. Jedni bardzo szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą zatem obejmować nie tylko konfigurację programu, niemniej jednak także ustalenie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto a dodatkowo uwzględnić sytuacje niesamowite, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy nietypowych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.
Po uruchomieniu systemu pojawia się stopień obserwowania jego wykorzystania w rzeczywistych ustaleniach. Testy wykonane wcześniej pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, niemniej jednak nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w zwyczajnym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji albo zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw należy ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wtedy elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu obowiązków oraz codziennych wyborów osób korzystających z poszczególnych funkcji.
Sprawdź tutaj: comarch oprogramowanie księgowe.