Planowanie przewozu zaczyna się znacznie wcześniej niż w chwili wyjazdu auta z miejsca załadunku. W pierwszej kolejności powinno się ustalić, co z uwagą ma zostać przewiezione, gdzie znajduje się towar, dokąd ma trafić i w jakim terminie powinien zostać dostarczony. Z pozoru są to podstawowe informacje, jednak w praktyce właśnie ich brak albo nieścisłość często powodują problemy organizacyjne.
Znaczenie mają też wymiary przesyłki, jej masa, liczba egzemplarzy a także sposób przygotowania do przewozu. Nie każdy ładunek można potraktować w ten sam sposób. Towar zajmujący dużo miejsca może wymagać innego pojazdu niż przesyłka o niewielkiej objętości, ale ogromnej masie. Tak samo wygląda kwestia dostępu do miejsca załadunku. Wąska droga dojazdowa, ograniczona przestrzeń manewrowa lub określone godziny przyjmowania towarów mogą wpłynąć na wybór środka transportu i przebieg całego zlecenia. Dlatego transport i spedycja w praktyce wymagają uwzględnienia wielu szczegółów, które na początku mogą wydawać się drugorzędne.
Przy organizowaniu przewozu ważne jest także właściwe zaplanowanie trasy. Najkrótsza droga nie zawsze znaczy najkorzystniejszy wariant, ponieważ po drodze mogą występować ograniczenia tonażowe, remonty, utrudnienia w ruchu albo odcinki, na których przejazd określonych pojazdów jest ograniczony. W sytuacji transportu międzynarodowego dochodzą przepisy bieżące w różnorakich państwach a także dodatkowe oczekiwania dotyczące dokumentacji. W praktyce trzeba również brać pod uwagę czas niezbędny na odprawy, postoje i czynności związane z obsługą ładunku. Harmonogram przygotowany bez odpowiedniego zapasu może szybko przestać odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Z drugiej strony nadmierny margines czasowy może utrudnić późniejsze planowanie kolejnych przewozów. Właśnie dlatego osoby zajmujące się organizacją transportu muszą na prawdę często edytować wcześniejsze ustalenia, gdy zmieniają się warunki na trasie lub w miejscu dostawy.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują również czynności powiązane z przekazywaniem informacji w gronie poszczególnymi uczestnikami przewozu. Nadawca musi przekazać dane dotyczące przesyłki, przewoźnik potrzebuje informacji pozwalających właściwie przygotować pojazd, a odbiorca powinien mieć świadomość tego, kiedy może spodziewać się dostawy. Wystarczy niewielka rozbieżność, by pojawiła się konieczność dodatkowych ustaleń. Zwłaszcza widoczne jest to przy przewozach, w których występuje kilka punktów załadunku lub rozładunku. Kolejność poszczególnych etapów ma wtedy znaczenie dla czasu przejazdu a także sposobności wykorzystania przestrzeni ładunkowej. W praktyce powinno się także sprawdzać zgodność dokumentów z rzeczywistym stanem przesyłki. O ile liczba opakowań, masa lub oznaczenia różnią się od wcześniejszych danych, może być konieczne ponowne ustalenie sposobu realizacji przewozu. Takie sytuacje pokazują, że organizacja transportu nie kończy się na znalezieniu pojazdu i wyznaczeniu trasy.
Na przebieg przewozów wpływają również czynniki, których nie można w pełni kontrolować. Warunki pogodowe, awaria pojazdu, nagłe utrudnienia drogowe czy opóźnienie podczas wcześniejszego rozładunku mogą przemienić zamysł wręcz wówczas, gdy początkowe przygotowania zostały zrealizowane prawidłowo. W takich sytuacjach znaczenie ma szybkie przekazanie informacji i uwarunkowanie, które elementy harmonogramu można zmienić. Nierzadko wystarczy przesunąć godzinę przyjazdu, innym razem potrzebna jest zmiana pojazdu lub przeorganizowanie kolejnych etapów trasy. Przy regularnych przewozach warto prześledzić powtarzające się przyczyny opóźnień, ponieważ mogą one wynikać nie z samej trasy, lecz przykładowo z niewłaściwego przygotowania miejsca załadunku. Takie obserwacje pozwalają całkiem dobrze rozumieć zależności pośród poszczególnymi etapami łańcucha dostaw i uwzględniać je przy kolejnych planach przewozowych.
Zobacz również: przeładunek kontenerów.